オフィス移転で失敗しないインフラ構築のポイントと手順
- 5月19日
- 読了時間: 16分
オフィス移転では、内装やレイアウトに意識が向きがちですが、実際に業務を支えるのはネットワークや電源などのインフラです。ここが不十分だと、移転当日にインターネットがつながらない、電話が使えないといった致命的なトラブルにつながります。この記事では、オフィス移転時のインフラ構築で押さえるべきポイントと進め方、トラブル対策やコストの考え方までを順を追って整理します。
1. オフィス移転で失敗しないインフラ構築の全体像を押さえる
1.1 オフィス移転で検討すべきインフラの範囲と優先順位
オフィス移転でのインフラは大きく4つに整理できます。業務の基盤を守る視点が重要です。
通信環境（回線・Wi-Fi）
電力・設備（電源・空調）
情報保護（サーバー・セキュリティ）
業務機器（電話・複合機など）
インフラは業務内容に合わせて優先順位を決めることが重要です。
クラウド中心なら回線安定性、電話業務中心なら通信構成が最優先になります。現状を整理することで移転後のトラブルを防ぎやすくなります。
1.2 オフィスインフラ構築が移転スケジュール全体に与える影響
インフラ構築は、オフィス移転のスケジュール全体に大きく影響します。光回線の手配や工事には、エリアやビルの状況によっては数カ月かかることもあり、内装工事や引っ越しの日程よりも前に動き出す必要があります。特に通信インフラは「申し込みさえすればすぐに使える」と思い込むと、開通が間に合わず業務に支障が出るリスクが高まります。
また、LAN配線や電源工事は、内装工事と密接に関連します。天井や床を開けるタイミングを合わせないと二度手間になり、コスト増加や工期延長の原因になります。さらに、電話番号の変更や転送手続き、サーバー移設の停止時間など、事前に社内・取引先に周知すべき事項も多く発生します。結果として、インフラ計画を軸に全体の移転スケジュールが組み上がるイメージを持つと、段取りを整理しやすくなります。
1.3 業務を止めないためのインフラ計画の基本方針
業務を止めないためには、「新オフィスを先に立ち上げ、旧オフィスから滑らかに切り替える」という方針が基本になります。可能であれば、一定期間は旧オフィスと新オフィスのインフラを並行稼働させ、通信回線や電話番号の切り替えを計画的に進めると、予期せぬトラブルが起きてもリカバリーしやすくなります。重要なのは、インフラの切り替えポイントと業務のピークをぶつけないようにすることです。
たとえば、決算期や繁忙期に移転を重ねると、少しの不具合でも業務へ与える影響が拡大します。そのため、利用が落ち着く時期や時間帯を選んで回線切替やサーバー停止を行うとリスクを抑えられます。また、全社同時に切り替えるのではなく、一部部署から段階的に移す方法も検討の余地があります。事前に「万一ネットワークが使えない場合の暫定手段」まで決めておけると、より安心です。
2. オフィス移転で必要となるインフラ要素を整理する
2.1 ネットワーク・光回線・Wi-Fiなど通信インフラの基本構成
通信インフラは光回線と社内ネットワークで構成されます。業務の土台になる重要な部分です。
光回線からルーターへ接続
スイッチングハブで各機器へ分配
LAN・Wi-Fiで端末へ接続
通信経路のどこか1つでも不具合が起きると業務全体に影響します。
Wi-Fiは便利ですが、設置環境に左右されやすい特徴があります。有線LANとWi-Fiを用途で分けることで安定性が高まります。重要業務は有線、共有スペースはWi-Fiが基本です。
2.2 複合機や電話などOA機器とネットワークの関係を理解する
複合機やビジネスフォンなどのOA機器は、近年ほとんどがネットワークと密接に結びついています。複合機はプリント・スキャン・FAXの各機能でネットワークを利用し、FAXもIP回線を通じて送受信する構成が増えています。ビジネスフォンについても、従来型の電話回線だけでなく、IP電話やクラウド電話サービスとの連携が一般的になりました。つまり、OA機器の移設は単なる「物の移動」ではなく、ネットワーク構成の見直しを伴う作業と捉える必要があります。
移転を機に複合機台数を見直したい場合は、各フロア・部署からの利用距離や印刷枚数だけでなく、ネットワーク負荷やセキュリティも含めて検討すると無駄が減ります。電話については、番号の継続可否や代表番号の受け方、在宅勤務や拠点間連携との相性も踏まえて選択すると、移転後の運用がスムーズです。OA機器ベンダーとネットワーク担当、内装業者の三者で早めに情報共有しておくと、配線や設置位置の齟齬を防ぎやすくなります。
2.3 セキュリティとバックアップなど情報保護インフラの考え方
オフィス移転は、情報セキュリティとバックアップ体制を見直す良い機会です。ネットワークの入り口にはファイアウォールやUTMを配置し、社内LANを用途ごとに分割することで、万一の侵入時にも被害を限定できます。Wi-Fiは暗号化方式や認証方法を最新の推奨設定にし、ゲスト用と社内用を分けることでリスクを下げられます。セキュリティ機器だけでなく、バックアップの取り方や保管場所を含めた「情報保護インフラ」として捉えることが重要です。
バックアップは、サーバーだけでなくクラウドサービスやPC端末のデータも対象として検討します。外付けディスクだけに頼るのではなく、別拠点やクラウドへのバックアップを組み合わせると、災害や盗難時の復旧可能性が高まります。また、入退室管理システムや監視カメラなどの物理セキュリティもネットワークに接続されるケースが多いため、帯域や配線の計画に含めておくと安心です。
3. オフィス移転におけるインフラ構築の進め方とスケジュール
3.1 移転半年前から始めるインフラ構築の全体スケジュール
インフラ構築は、移転の半年前ほど前から準備を始めると余裕を持って進められます。ここでは、一般的な流れを段階的に整理します。
移転6〜5カ月前：現状インフラの棚卸しと新オフィスの要件整理
移転5〜4カ月前：回線種別の検討、見積もり取得、キャリア・ベンダーの選定
移転4〜3カ月前：光回線・電話回線の申し込み、番号・サービスの取り扱い決定
移転3〜2カ月前：内装・レイアウトの確定、LAN・電源工事の詳細設計
移転2〜1カ月前：ネットワーク機器やOA機器の調達・設定準備
移転直前〜当日：新オフィスでの動作確認、旧オフィスの撤去・切り替え作業
実際には、ビル側の制約や自社の業務状況により調整が必要ですが、少なくとも回線手配と内装連携は早期に着手することが重要です。各フェーズの完了条件を決めておき、関係者で共有しておくと、抜け漏れを防ぎやすくなります。
3.2 現オフィスのインフラ棚卸しと新オフィスへの要件定義の進め方
まず、現オフィスで使っているインフラを一覧化します。インターネット回線の契約内容・利用中サービス、電話回線と番号、LAN配線の数と場所、Wi-Fiアクセスポイント、複合機やサーバー、セキュリティ機器、電力契約や分電盤の構成などを整理します。契約中のサービスには解約や移設に条件や違約金が伴う場合があるため、契約書類も含めて確認しておくと判断がしやすくなります。
次に、新オフィスでの働き方や席数、会議室の数、将来の増員計画などを踏まえて、必要なインフラ要件を定義します。現状を単純に移すのではなく、「この機会にクラウド化」「ペーパーレス化を進める」「フリーアドレス化する」といった方針があれば、それに合わせてネットワーク構成やOA機器構成も見直します。ここで定義した要件が、その後の回線選びや機器選定、内装設計のベースになるため、関係部署を巻き込んで丁寧に詰めることが重要です。
3.3 内装・レイアウト設計とLAN配線計画を連動させるポイント
内装・レイアウトとLAN配線計画は切り離して考えられません。席の配置や通路、会議室の位置、収納スペースなどが決まると、それに応じてLANコンセントやアクセスポイント、コンセントの位置が決まります。レイアウト構想の段階から、インフラ担当や外部のインフラ業者が打ち合わせに参加すると、後から「LAN口が足りない」「ケーブルが露出してしまう」といった問題を避けやすくなります。
特に、フリーアドレス制やABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）のオフィスでは、席が固定されない分、Wi-Fiのカバレッジや電源確保の考え方が変わります。また、会議室やWeb会議ブースは、映像・音声機器の配置や遮音性とともに、ネットワークの安定性も重視されます。将来のレイアウト変更を見据えて、天井や床下に余裕を持った配線ルートを確保しておくと、増設時の工事負担を抑えられます。
3.4 移転当日から稼働させるための最終チェック項目
移転当日、問題なく業務を開始するためには、事前の最終チェックが欠かせません。代表的な確認項目を整理すると、次のような内容になります。
光回線とルーターの接続・インターネット疎通確認
社内LAN・Wi-Fiの接続確認（複数エリアでの動作確認）
外線・内線電話、代表番号の着信・発信テスト
複合機のプリント・スキャン・FAX動作の確認
サーバーやクラウドサービスへのアクセス確認
重要システムへのログイン・業務処理の試験
電源・コンセントの通電確認、ブレーカー容量の再確認
これらのチェックは、できれば移転当日の前日や休日など、実業務が本格化する前に実施できると安心です。チェック結果を記録し、不具合があった場合の連絡先・対応フローを共有しておくと、万一の際も落ち着いて対処しやすくなります。
4. オフィス移転インフラ構築で起こりやすいトラブルと対策
4.1 光回線の開通遅延や帯域不足を防ぐための事前確認
光回線に関するトラブルで多いのは、開通工事の遅延と、利用開始後の帯域不足です。開通遅延を防ぐには、新オフィスのビルにどの事業者の回線がどこまで引き込まれているかを早めに確認し、必要に応じて管理会社やオーナーと調整を行うことが重要です。特に、新築ビルや地方エリアでは、追加工事が必要になるケースがあり、その場合は工期が長くなりやすいため、余裕を持ったスケジュールを組む必要があります。
帯域不足を防ぐには、現在の回線利用状況と、移転後の利用イメージを把握しておくことが有効です。クラウドサービスの利用が多い、拠点間VPNを多用する、Web会議が常時行われるといった場合には、帯域に余裕を持たせるか、回線を複数回線に分散させるなどの対策も検討に値します。将来の利用増をある程度見込み、最低限必要な速度ではなく、余裕を含めたプランを選ぶことがポイントです。
4.2 LAN配線・Wi-Fi電波トラブルを避けるレイアウト設計の工夫
LAN配線やWi-Fiは、レイアウトや建物構造の影響を受けやすく、思わぬトラブルにつながることがあります。Wi-Fi電波は、壁やガラス、収納家具などによって減衰し、死角が生まれることがあります。また、人が密集するエリアでは電波が混み合い、速度低下を招きがちです。これを避けるには、アクセスポイントの位置を検討する際に、図面だけでなく現地の材質や高さ、可動家具の位置なども考慮することが大切です。
LAN配線については、後からのレイアウト変更を見越して、床下や天井内に余裕を持った配管経路を確保しておくと、将来的な増設がしやすくなります。配線の整理が不十分だと、トラブル時に原因特定が難しくなるため、ケーブルのラベリングや系統ごとの整理も重要です。特に、サーバーラック周りとフロア配線の境界部分は、整理整頓と記録を徹底しておくことで、障害対応のスピードが大きく変わります。
4.3 複合機・電話・サーバー移設時によくあるミスと対処法
複合機・電話・サーバーの移設では、細かな設定や配線ミスがトラブルの原因になりやすい分野です。代表的なミスと、その対処の考え方を整理します。
旧オフィスで使っていたIPアドレス設定をそのまま流用し、ネットワーク構成と合わなくなる
電話回線の種別変更に伴い、着信ルールや転送設定が引き継がれていない
サーバーの電源系統を誤り、ブレーカーが落ちやすくなる
FAXや複合機の番号・送信先設定の移行漏れが発生する
こうしたミスを防ぐには、移設前に現状の設定を文書化・バックアップしておくことが有効です。設定画面のスクリーンショットや、配線図の作成も役立ちます。また、移設後のテストでは、「印刷できるか」「電話がつながるか」だけでなく、代表番号や内線表、メール送信用サーバーなど、実運用に即した確認項目を用意しておくことが重要です。
5. コストを抑えたオフィス移転インフラ構築のポイント
5.1 回線・電力・OA機器を見直してランニングコストを削減する視点
オフィス移転は固定費を見直す良いタイミングです。通信や電力は特に効果が出やすい分野です。
回線プランやオプションの整理
電力契約の見直し
複合機や印刷コストの最適化
移転時に契約を整理することで、年間コストを大きく削減できる可能性があります。
古い契約をそのまま使うと無駄が残りやすいため注意が必要です。設備更新や運用改善と合わせて見直すことで、効率的なコスト管理につながります。
5.2 インフラ構築費用を抑えるための見積もり比較とチェック観点
インフラ構築費用を抑えるには、複数社からの見積もり比較が有効ですが、単純な金額比較だけでは判断を誤ることがあります。チェックすべき代表的な観点を表にまとめます。
チェック項目 | 確認したいポイント | 注意したい点 |
|---|---|---|
工事範囲 | どこからどこまでを含むか（配線、機器設定、試験など） | 含まれていない作業が後から追加費用になる可能性 |
機器仕様 | ルーターやスイッチ、アクセスポイントなどの性能や拡張性 | 安さ重視で選ぶと将来の増設時に再投資が必要になることがある |
回線・サービス条件 | 契約期間、解約条件、サービスレベル（故障対応時間など） | 違約金や最低利用期間を見落とすと、後で制約になる |
保守・サポート | 障害時の窓口、駆け付け対応の有無、サポート範囲 | 初期費用が安くても、運用時のサポートが不足している場合がある |
スケジュール | 工事可能日、作業時間帯、他工事との調整余地 | 移転スケジュールと合わないと、別途調整費用が発生することがある |
これらを総合的に比較することで、単なる初期費用ではなく運用コストを含めた最適な選定が可能になります。
見積もりを比較する際は、これらの要素を踏まえた「総コスト」と「運用面の安心度」を合わせて評価することが大切です。最安値案だけで決めるのではなく、自社の求めるレベルとバランスを考えた選択を心がけると、結果的に満足度の高いインフラ構築につながります。
5.3 将来の増員・レイアウト変更を見据えたスケーラブルな設計
オフィスは一度作って終わりではなく、人員増減や部署再編、働き方の変化に応じてレイアウトが変わっていきます。そのため、インフラは最初から「変化を前提としたスケーラブルな設計」にしておくことが重要です。具体的には、ネットワーク機器のポート数に余裕を持たせる、配管やラックスペースを将来増設できるよう確保する、天井や床下に予備の配線ルートを用意する、といった工夫が挙げられます。初期コストを抑えようとしすぎると、後からの拡張でかえって高くつくこともあるため、バランスが求められます。
また、論理的なネットワーク設計もスケーラビリティに影響します。部署や用途ごとにセグメントを分けておけば、増員や部署移動があっても、IP設計を大きく変えずに対応しやすくなります。Wi-Fiについても、将来の端末増加や新しい規格への対応を視野に入れ、コントローラーやクラウド管理型の仕組みを採用するなど、運用の柔軟性を意識すると、長期的な安定運用につながります。
6. 大阪でオフィス移転インフラ構築を任せるなら株式会社リンク
6.1 オフィスや店舗の通信・電力の悩みに株式会社リンクが対応できる範囲
株式会社リンクは大阪を拠点に通信・IT・電力インフラを一括提供しています。
通信回線・Wi-Fi構築
OA機器・セキュリティ機器
電力サービス「Elenova」によるコスト削減
通信から電力までまとめて最適化できる点が特徴です。オフィス移転時にインフラ全体を見直せることが大きな強みです。
6.2 光回線「Link光」やWi-Fiなどワンストップで任せられる強み
株式会社リンクが提供する光回線サービス「Link光」は、オフィスのインターネット基盤として利用できる光回線サービスです。回線と合わせてルーターやネットワーク機器の選定・設定、運用まで一体的に提案できるため、回線事業者と機器ベンダーの間で調整する手間を軽減できます。加えて、「らくらくFreeWi-Fi」や「らくらくEVENT WiFi」といったWi-Fiサービスは、導入や運用の手間を抑えたい企業や、イベント時だけ安定したWi-Fi環境を整えたいケースに適しています。
これらのサービスを組み合わせることで、固定オフィスの常設インフラから、期間限定利用の通信環境まで、用途に応じた構成をワンストップで設計可能です。単に回線を提供するだけでなく、実際の業務シーンに合ったネットワーク構成やセキュリティ、OA機器との連携まで含めて相談できる点は、オフィス移転時の不安を減らす要素となります。インフラの窓口を一本化できることで、トラブル時の問い合わせ先が明確になるのも利点です。
6.3 初めてのオフィス移転でも相談しやすいサポート体制と進め方
オフィス移転が初めての企業にとって、インフラ構築はわかりにくい専門用語や決めることが多く、不安がつきまといます。株式会社リンクでは、通信やITインフラ、電力のプロフェッショナルとして、現状の課題ヒアリングから始め、段階的に検討事項を整理していく進め方を重視しています。ヒアリング内容をもとに、候補となる回線や機器構成、電力サービスを比較しながら提案することで、自社に合った選択肢を把握しやすくなります。
現状のインフラ構成や課題、移転後の希望条件をヒアリング
移転スケジュールに合わせた回線・工事計画の仮組み
通信・電力・OA機器を含めた全体構成案と見積もりの提示
採用案の決定後、内装業者など他の関係者との連携調整
工事・設定・最終動作確認までのサポート
このように、検討初期から移転完了までの流れを一緒に整理していくスタイルで進めることで、専門知識がなくても全体像を把握しやすくなります。インフラ全体をまとめて相談できる相手がいることで、移転プロジェクト全体の負担を軽減しやすくなるでしょう。
7. オフィス移転のインフラ構築を成功させ業務を止めない一歩を踏み出そう
オフィス移転は、大きなエネルギーを要するプロジェクトですが、その成否を左右するのはインフラ構築といっても過言ではありません。ネットワークや電源、OA機器、セキュリティなど、普段は意識しにくい部分こそ、移転を機に整理・最適化することで、日々の業務の安定性や効率性が大きく向上します。業務を止めないためには、早めの準備と全体像の把握、そして自社だけで抱え込まないことが重要です。
通信・電力・ITインフラは専門性が高い分野ですが、ポイントを押さえて計画し、必要に応じて外部のプロフェッショナルの力を借りれば、リスクを抑えつつオフィスの価値を高めることができます。移転を単なる「引っ越し」で終わらせず、「これからの働き方に合ったインフラへアップデートする機会」として捉え、着実に準備を進めていきましょう。
オフィスの移転インフラ構築はリンクにお任せください
株式会社リンクは、光回線やWi-Fi、OA機器、電力サービスをワンストップで提供します。業務効率化とコスト削減を実現するインフラ構築で、あなたのオフィス環境を快適に整えます。
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