OA機器の導入にかかる費用の目安と相場を徹底解説！費用削減のヒント付き
- 2025年7月25日
- 読了時間: 17分
▶︎1. OA機器の導入の費用相場とは？
1.1 OA機器とは何か？
OA機器とは、「オフィス・オートメーション機器」の略で、オフィス業務を効率化・自動化するためのさまざまな機器を指します。具体的には以下のような機器が含まれます。
パソコンやディスプレイ
プリンターや複合機
ビジネスフォン
プロジェクター
シュレッダー
FAX機
ネットワーク機器（ルーター、スイッチなど）
これらの機器は業種や業態を問わず、ほとんどのオフィスで使用されています。
日々の業務に欠かせないインフラとして、OA機器の整備は企業活動の土台となる大事なポイントです。
たとえば、資料の印刷がスムーズに行えないだけでも作業が遅れたり、顧客対応に支障が出たりといったトラブルにつながることもあります。 そのため、OA機器は単なる備品ではなく「業務の生産性を左右するツール」として捉えることが必要です。
導入する機器の選定には、業務内容や職場の規模、従業員数などをしっかり踏まえたうえで、コストと機能のバランスを検討することが大切です。
また、OA機器は年々進化しており、最近ではクラウド連携やスマートデバイス対応の製品も増えています。これにより、リモートワークやペーパーレス化への対応もしやすくなってきました。
1.2 導入費用の全体像
OA機器の導入費用は、「初期費用」＋「運用コスト（ランニングコスト）」で構成されます。それぞれの内訳を押さえておくことが大切です。
まず初期費用には、以下のような費用が含まれます。
機器本体の購入費用
配線工事やネットワーク設定費用
ソフトウェアの導入や初期設定費
周辺機器やオプション品の追加費
導入するOA機器の種類や台数、スペックによって費用は大きく変動しますが、小規模オフィスであっても最低でも数十万円以上の初期投資が発生するケースが多いです。
次にランニングコストとして継続的にかかる費用には、以下のようなものがあります。
保守契約やサポート費
トナーや用紙などの消耗品
インターネット回線や電話回線の使用料
機器の電気代
見落とされがちなのが、導入後にかかる維持費用です。初期費用だけを見て決めると、あとから「思ったより維持コストがかかる…」と後悔することもあります。
たとえば複合機1台でも、保守契約やトナーの補充で年間10万円以上かかる場合があります。機器の数が増えるほど、こうした費用は無視できません。
そのため、導入時には「初期費用」だけでなく、「3〜5年の総費用（TCO：トータルコストオブオーナーシップ）」で比較することがポイントです。
▶︎2. OA機器の種類別導入費用
2.1 パソコン・周辺機器の費用相場
パソコンはOA機器の中でも基本的かつ頻繁に導入される機器です。導入費用は台数や性能、用途によって大きく変わります。
パソコン本体のポイント
一般的な事務作業用は必要最低限の性能で十分
デザインや動画編集など高負荷作業には高性能モデルが求められる
業務内容に合わせてスペックを選ぶことが大切
周辺機器の費用感
モニターは作業効率に直結するため、適切な大きさと解像度を選ぶ
キーボードやマウスは使いやすさ重視で選ぶと作業が楽になる
外付けストレージやUPS（無停電電源装置）も業務の安定に役立つ
よくある注意点
過剰スペックを避け、必要十分な性能を見極める
周辺機器との互換性や接続端子を事前に確認する
初期設定やデータ移行にかかる時間や手間も考慮する
パソコンは業務効率を左右する重要な機器なので、コストと性能のバランスを意識して選びましょう。
2.2 複合機・コピー機の費用相場
複合機やコピー機は、オフィスで使われるOA機器の中でも導入コストや維持管理費が大きくなりやすい機器です。印刷・スキャン・コピー・FAXといった機能が1台にまとまっており、日常業務の中心となるため慎重な選定が必要です。
本体導入時のポイント
複合機の価格は、印刷速度や対応枚数、機能の豊富さによって大きく変わります。小規模なオフィス向けのベーシックな機種から、毎日大量の印刷をこなせる高性能なタイプまで、非常に幅広い選択肢があります。
業務内容や使用頻度に合ったモデルを選ぶことで、コストを無駄なく抑えることができます。
また、本体以外にも設置費用や設定費用がかかる場合があり、導入時はトータルで必要な費用を見積もっておくことが重要です。
ランニングコストと契約形態
複合機の運用において見逃せないのが、ランニングコストです。主に以下のような費用が継続して発生します。
トナーや用紙などの消耗品
カウンター料金（印刷枚数に応じて発生）
保守契約費（定期的なメンテナンス・トラブル対応）
特にカウンター料金は、印刷枚数が多い職場では月々のコストに大きく影響します。 カラー印刷とモノクロ印刷で料金が異なるため、自社の印刷傾向に合わせた契約内容を選ぶのがポイントです。
選定時の注意点
複合機を導入する際には、以下のような失敗がよくあります。
機能が過剰で使いこなせない
→本当に必要な機能だけを絞ることでコストダウンにつながります。
保守契約の内容が不明確
→保守の範囲や対応時間を事前に確認しておくと安心です。
印刷コストが想定以上に高くなる
→カウンター契約やトナー代の詳細条件をしっかり把握しましょう。
このような失敗を防ぐには、業者からの見積もりを複数比較し、料金体系とサポート体制のバランスをチェックすることが大事です。
2.3 ビジネスフォンの費用相場
ビジネスフォンは、オフィス内の円滑なコミュニケーションを支える重要なOA機器です。複数の内線通話や転送機能、外線共有など、業務に特化した機能が充実しているのが特徴です。
費用を左右する要素とは？
ビジネスフォンの導入費用は、次のような要素によって大きく変わってきます。
導入台数（何台の電話機を使うか）
事務所の広さと配線距離
使いたい機能（転送、留守録、ナンバーディスプレイなど）
PBX（主装置）の有無
インターネット回線との連携有無（IP電話など）
必要以上に高機能なシステムを導入すると、無駄なコストが発生してしまうため注意が必要です。
たとえば、数人規模のオフィスに10台以上の電話機や複雑な内線構成を設置してしまうと、設備投資も維持管理も過剰になってしまいます。
設置費用と月額コスト
初期導入時には、電話機本体のほかに以下のようなコストが発生するケースがあります。
配線工事・設置設定費
主装置（PBX）の導入費
IP電話導入に伴う回線整備
また、運用段階では次のようなランニングコストがかかります。
通話料金（外線・携帯・国際電話など）
回線使用料（固定回線またはIP回線）
保守・サポート費用（トラブル対応など）
特に外部とのやりとりが多い業種では、通話料金やサポート体制が重要になります。
よくある選定ミスと対策
ビジネスフォン導入でありがちな失敗例は次の通りです。
内線数や拠点数を正確に把握していなかった
→事前に使用人数と将来の増設計画を整理しましょう。
配線工事の手間を軽視していた
→事務所レイアウトや配線距離によって工事費用が変動します。
保守契約が不十分でトラブル時に対応が遅れた
→故障時の対応スピードを重視した契約を選ぶのがおすすめです。
現在では、クラウド型のIP電話やソフトフォンを活用する企業も増えており、柔軟な運用とコストの見直しがしやすくなっています。
2.4 その他のOA機器（FAX、シュレッダーなど）
OA機器といえばパソコンや複合機を思い浮かべがちですが、それ以外にも業務を支えるさまざまな機器があります。FAX、シュレッダー、プロジェクターなどは、用途に応じて導入を検討することで、業務の効率化やセキュリティ強化につながります。
FAX機の役割と導入ポイント
FAXは紙ベースのやりとりがまだ残る業種で根強いニーズがあります。最近では、ペーパーレス化やクラウド連携に対応したFAX複合機も登場しています。
導入の判断基準：取引先の対応方法、自社の書類管理体制
選定時のポイント：データ保存機能や誤送信防止機能の有無
クラウドFAXやペーパーレスFAXを導入することで、印刷コストや管理の手間を大幅に削減できます。
シュレッダーの重要性
個人情報や機密情報を扱う企業にとって、シュレッダーは欠かせないOA機器です。情報漏洩のリスクを防ぐため、細断方式やセキュリティレベルにも注意が必要です。
クロスカットやマイクロカットなどの細断方式の違い
細断枚数、連続使用時間、静音性の確認
また、大量に書類を処理する場合は、自動給紙機能やダストボックスの容量もチェックポイントになります。
小型タイプはデスクサイドに設置でき、スペースをとらずに日常業務に取り入れやすいのが特徴です。
その他の機器とその活用場面
そのほか、業務によっては以下のようなOA機器も導入が検討されます。
プロジェクター：会議・プレゼン資料の投影
タイムレコーダー：出退勤の記録・勤怠管理
ラミネーター：掲示物の耐久性向上
これらの機器も、導入する目的や利用頻度を明確にしたうえで、必要最小限からスタートするのが賢い選び方です。
▶︎3. 導入方法別の費用比較
3.1 購入のメリット・デメリットと費用
OA機器の導入方法として、最もオーソドックスなのが「購入」です。初期費用は一時的に高くなりますが、長期的な視点で見ると所有コストを抑えられるケースもあります。
購入の主なメリット
購入による導入には、以下のようなメリットがあります。
機器の所有権が自社にあるため、自由な使い方ができる
ランニングコストが抑えやすく、トータルで見ると費用が安定する
契約期間の縛りがなく、途中解約のリスクがない
減価償却による経理上の管理がしやすい
特に、業務内容が固定化しており、長期間にわたって同じ機器を使い続ける予定がある企業には向いています。
購入のデメリットと注意点
一方で、購入にはいくつかのデメリットもあります。
初期費用が一括で発生するため、資金繰りへの影響が大きい
機器の老朽化により、性能やセキュリティが時代遅れになるリスクがある
修理やメンテナンスが自社負担になることが多く、トラブル時に対応が必要
たとえば、複合機やビジネスフォンなど、技術の進化が早い機器の場合は、数年で性能や機能が陳腐化する可能性もあります。
また、トラブルが発生した際にすぐ対応できる体制が整っていないと、業務がストップするリスクも無視できません。
購入が向いているケース
購入による導入が向いているのは、以下のようなケースです。
中長期的に機器を使用する見込みがある
初期費用を一括で支払う余裕がある
自社でメンテナンス対応やリプレースを管理できる
最新機能や機器更新の頻度をそれほど重視しない
導入時には、機器の寿命や更新サイクルも含めて総合的に判断することが大切です。
3.2 リース契約の特徴と費用相場
OA機器の導入方法として多くの企業が利用しているのが「リース契約」です。初期費用を抑えながら必要な機器をそろえられるのが大きな魅力で、中長期的に使用する予定の機器には特に有効な方法です。
リース契約の仕組み
リース契約では、リース会社が機器を購入し、契約企業に一定期間貸し出します。その対価として毎月のリース料を支払う仕組みです。
契約期間は数年単位が一般的で、契約終了後には機器の返却や再リース、買い取りなどの選択肢があります。
自社で購入する必要がないため、初期投資を抑えられるのが最大のメリットです。
リースのメリット
リース導入には、以下のような利点があります。
初期費用が抑えられ、資金繰りの負担が軽減される
毎月の費用が一定のため、予算計画が立てやすい
保守サービスやサポートが付帯されている場合が多く、管理がラク
リース期間終了後に新機種への入れ替えがしやすい
特に最新機器を継続的に使いたい企業にとって、定期的な更新がしやすいのは大きなメリットです。
リースの注意点・デメリット
一方で、リースには次のような注意点もあります。
契約期間中は途中解約ができず、柔軟性に欠ける
トータルで見ると、購入よりも高額になる場合がある
所有権がないため、自由にカスタマイズができないケースもある
また、導入した機器の利用頻度が少ない場合は、コストパフォーマンスが下がる可能性もあります。
契約前には、期間・条件・保守の範囲などをしっかり確認し、自社の運用スタイルに合っているかを見極めることが重要です。
リースが向いている企業
初期費用を抑えて導入したい
継続的に新しい機器に入れ替えたい
一定の運用コストで管理したい
メンテナンスを外部に任せたい
このようなニーズを持つ企業には、リース契約がぴったりです。ただし、契約内容によって条件が大きく変わるため、複数社の比較は必須です。
3.3 レンタル契約の特徴と費用相場
OA機器を一時的に使いたい場合や、短期間のプロジェクト・仮設オフィスでの運用に適しているのが「レンタル契約」です。必要な期間だけ利用し、不要になったら返却できる手軽さが魅力です。
レンタルの基本的な仕組み
レンタル契約は、日単位・月単位で機器を貸し出すサービスです。リースと異なり、契約期間が柔軟で、必要なときにすぐ使えるのが特徴です。
すぐにOA機器を使いたいときに便利
事前審査や長期契約が不要
契約期間が終了すれば返却するだけでOK
導入スピードを重視する場合や、突発的なニーズに対応するには最適な方法です。
レンタルのメリット
レンタル導入の主なメリットは以下の通りです。
初期費用がほぼゼロに近く、導入がすぐ可能
契約期間が自由で、短期でも利用できる
機器のメンテナンスや交換対応がレンタル業者に含まれていることが多い
在庫から即納できるサービスもあり、急ぎの場面に強い
たとえば、展示会や短期プロジェクトなどで複合機やノートPCが数週間だけ必要な場面では、レンタルがコスパも柔軟性も高くなります。
レンタルのデメリットと注意点
ただし、レンタルにもいくつかのデメリットがあります。
長期的に見るとコストが高くなりがち
→1年以上使用する場合はリースや購入の方がコスパが良くなる傾向があります。
機器のスペックや種類が限られている場合がある
→在庫状況によって希望するモデルが使えないこともあります。
利用用途によっては導入申請やセキュリティ上の制限がある
→情報管理が厳しい業種では、レンタル品の使用可否を事前に確認する必要があります。
「とりあえず間に合わせたい」「トラブル発生時の代替機がすぐに欲しい」といったニーズには、レンタルが最適です。
レンタルが向いている場面
短期間だけOA機器が必要なケース
イベントや臨時拠点など、一時的な設置場所での利用
急な機器故障時の代替用
導入判断のための試験運用
機器の使用期間や頻度を見極めることで、「買う」「借りる」の判断がしやすくなります。
▶︎4. OA機器の導入費用を抑えるためのポイント
4.1 中古機器の活用
OA機器の導入費用を抑えたいなら中古機器が効果的です。新品に比べて大幅にコストカットでき、特に台数が多い場合に予算内で揃えやすいのが魅力です。
中古機器のメリット
新品より安く導入できる
必要な機能が備わっていれば十分使える
台数を多く揃えるときにコスパが良い
注意点としては、
動作不良のリスクがある
保証やサポートが限定される場合がある
最新OSやソフトとの互換性を事前に確認が必要
失敗しないためには、法人向けに整備された専門業者から購入することがおすすめです。保証や整備がしっかりしているため安心して使えます。
4.2 補助金・助成金の活用方法
OA機器導入の費用をさらに抑える方法として、補助金や助成金の活用があります。国や自治体が支援する制度を利用することで、実質的な負担を減らせる場合があります。
補助金・助成金活用のポイント
事業内容や導入機器の種類に応じて対象が異なる
申請には期限や条件があるため事前準備が必須
導入前に申請しないと対象外になるケースが多い
具体的な手順
自治体や専門窓口で最新の情報を確認
必要書類を揃えて申請書を作成
審査を経て交付決定後に導入開始
利用の注意点
補助率や上限額が設定されている
書類不備や申請遅れで支援を受けられないこともある
助成金は返済不要だが、用途に制限がある
これらを踏まえて、専門家の相談も活用するとスムーズです。補助金の活用で数十万円単位のコスト削減も可能になります。
4.3 契約内容の見直しと最適化
OA機器の導入費用は、契約内容を見直すだけでも大きく抑えられます。リースや保守契約の内容を適切に調整することがポイントです。
契約見直しのメリット
不要なオプションや過剰なサービスを削減できる
契約期間や台数の最適化で費用をコントロールできる
契約更新時により有利な条件を交渉しやすい
具体的な見直しポイント
使用頻度に合わせた保守契約の変更
印刷枚数に応じたカウンター料金の見直し
契約期間の延長や短縮の検討
台数や機種の入れ替え検討
注意点としては、
契約内容変更時の違約金や手数料の有無確認
契約切れのタイミングを逃さないこと
定期的に契約内容をチェックし、最新の使用状況に合わせて最適化することで、無駄な費用を減らし作業効率も上がります。
▶︎5. OA機器の導入にかかるランニングコストと維持管理
5.1 維持費として発生する主なコスト項目
OA機器は導入後も継続的に費用がかかります。維持費を正しく把握しないと、予算オーバーや急な出費につながるため注意が必要です。
主な維持費の種類
消耗品費用：トナー、インク、用紙など定期的に必要
保守・メンテナンス費用：故障対応や定期点検の契約料金
電気代：機器の稼働に伴う電力消費
ソフトウェアの更新費用：セキュリティパッチやライセンス料
維持費のポイント
使用量に比例して消耗品費は変動する
保守契約は範囲や対応時間で費用が異なるため、自社ニーズに合ったプランを選ぶ
電気代は機種によって差が大きいので、省エネタイプを選ぶと節約につながる
具体的には、複合機などはトナー交換や定期メンテナンスで年間の維持費がかなりかかるため、導入前に見積もりでしっかり把握しておくことが大事です。
5.2 ランニングコストを抑える運用方法
OA機器の維持費は工夫次第で抑えられます。ランニングコストを減らすポイントを押さえておくことが大切です。
コスト削減の具体策
消耗品の管理徹底：トナーや用紙の無駄遣いを防ぐため、使用量を定期的にチェック
保守契約の見直し：必要なサポート範囲を明確にし、過剰なサービスはカット
省エネ機器の導入：電気代削減につながる最新の省エネモデルを選ぶ
印刷のデジタル化推進：ペーパーレス化を進め、印刷枚数自体を減らす
利用ルールの周知徹底：社員全体で節約意識を高めることも効果的
特に印刷枚数の管理は重要で、月に数千枚単位で減らせればランニングコストが大きく下がります。 また、不要な印刷を削減するだけでなく、適切な保守契約を選び、コストバランスを整えることが効率的です。
5.3 長期的に見た費用対効果の考え方
OA機器の導入は、単なる初期費用だけでなく長期間の費用対効果で判断することが重要です。以下のポイントを押さえましょう。
費用対効果を考えるポイント
初期費用＋維持費用（消耗品・保守・電気代）の総合コストを把握する
機器の寿命や更新頻度を見越して計画する
業務効率化による時間短縮や生産性向上も費用対効果に含める
古い機器の故障リスクやメンテナンス頻度が高まるとコスト増になる点を考慮する
最新機器の導入によるトータルコスト低減や作業効率アップも評価対象に
具体例として、印刷速度やネットワーク対応力が高い機種は、作業時間を大幅に減らせるため人件費削減につながることもあります。 長期的に見てコスト削減だけでなく、業務の質を向上させる視点を持つことが大事です。
▶︎6. まとめ
OA機器導入の費用は、トータルで見ることが何より大事です。初期費用だけでなくランニングコストも含めて最適化することが費用削減と業務効率化に繋がります。
導入費用最適化のポイント
導入前に必要な機器の種類・台数を正確に把握する
購入、リース、レンタルの特徴を理解し、自社に合った方法を選ぶ
中古機器や補助金の活用で初期費用を抑える
契約内容を定期的に見直し、無駄を削減する
ランニングコスト削減のために使用状況を管理し、適切な保守契約を結ぶ
これらを組み合わせることで、費用負担を大幅に軽減しながら安定的にOA機器を運用できます。 専門家に相談しながら最適なプランを作るのもおすすめです。
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